Szyfrowanie wiadomości w Microsoft Office Outlook 2010 chroni prywatność tej wiadomości konwertując ją z czytelnego tekstu w nieczytelny tekst zakodowany - ciphertext. Tylko odbiorca, który posiada klucz prywatny - klucz przechowywany na komputerze nadawcy, który nadawca używa do cyfrowego podpisywania wiadomości, oraz do odszyfrowania wiadomości od odbiorcy, - pasujący do klucza publicznego - klucz, który nadawca przekazuje odbiorcy, żeby ten z kolei mógł zweryfikować podpis nadawcy, oraz potwierdzić brak zmian w wiadomości; odbiorca używa tego klucza również w celu zaszyfrowania wiadomości do nadawcy - używanego do zakodowania wiadomości, może odszyfrować wiadomość. Każdy odbiorca bez odpowiedniego klucza prywatnego zobaczy tylko zniekształcony tekst.

Aby wysyłać i przeglądać zaszyfrowane wiadomości, zarówno nadawca jak i odbiorca muszą współdzielić cyfrowe ID - zawiera ono prywatny klucz który pozostaje na komputerze nadawcy oraz certyfikat z kluczem publicznym. Ten certyfikat wysyłany jest z cyfrowo podpisaną wiadomością. Odbiorca zapisuje ten certyfikat i używa klucza publicznego do zaszyfrowania wiadomości do nadawcy. Oznacza to, że nadawca oraz odbiorca muszą wysłać sobie cyfrowo podpisaną wiadomość, która pozwoli dodać certyfikat do Kontaktów. Od tej pory możliwe jest wysyłanie zaszyfrowanych wiadomości tak samo jak w przypadku zwyczajnych wiadomości e-mail.

Zanim możliwe będzie szyfrowanie i odszyfrowywanie wiadomości, zarówno nadawca jak i odbiorca muszą zaopatrzyć się w certyfikat do szyfrowania e-maili. Wiadomości zaszyfrowane takim certyfikatem upewnią odbiorcę o autentyczności wiadomości, oraz ochronią ją przed wzrokiem osób niepożądanych.

Więcej informacji na temat szyfrowania wiadomości oraz bardzo pomocne screenshoty znajdują się na stronie www.outlook.pl, która zajmuje się odkrywaniem, nieznanych przeciętnemu użytkownikowi, tajemnic programu pocztowego Outlook i jest moderowana przez autentycznych pasjonatów tematu.